Für die DLS ist es selbstverständlich, allen Standards nachzukommen, welche die Basis für Vertrauen und Gemeinschaft bilden und denen geltendes Recht, Integrität sowie soziale und ökologische Verantwortung als Grundlage dienen. Hierzu zählt auch die Förderung des Bewusstseins für mögliche Risiken sowie die Herleitung und Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen zur strikten Einhaltung geltenden Rechts sowie interner Richtlinien. Dies gilt ebenso gegenüber unseren Geschäftspartnern, bei denen wir auf ein rechtskonformes und nachhaltiges Verhalten achten sowie insbesondere die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards verlangen.
Sollte sich dennoch ein Rechtsverstoß ereignen oder ein Risiko dafür bestehen, bieten wir über unser Hinweisgebersystem jedem die Möglichkeit, uns diesbezügliche Hinweise und Beschwerden zu melden. Diese werden auf der Grundlage der nachfolgenden Verfahrensordnung transparent und stets vertraulich bearbeitet.
Unser Hinweisgebersystem steht Ihnen für solche Meldungen zur Verfügung, mit denen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hingewiesen werden sollen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Dies gilt insbesondere für Verstöße gegen arbeits- und umweltschutzrechtliche Vorschriften sowie bei Diskriminierungen.
Gemeldet werden können Hinweise und Beschwerden hinsichtlich möglicher Rechtsverstöße, die durch Beschäftigte des Unternehmens im Rahmen ihrer betrieblichen Tätigkeit oder durch Dritte im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens begangen wurden bzw. unmittelbar bevorstehen. Eine Meldung ist insoweit auch möglich, wenn dem Hinweisgeber auf der Grundlage der ihm bekannten Tatsachen ein Rechtsverstoß als wahrscheinlich erscheint oder er Risiken diesbezüglich sieht. Selbst die Meldung von Vermutungen ist möglich, sofern als Grundlage hierfür konkrete Tatsachen vorliegen und diese in der Meldung als solche transparent gemacht werden. Demgegenüber sind bewusst unwahre Angaben zu unterlassen.
Die Grundlage unseres Hinweisgebersystems ist die vertrauliche und zügige Bearbeitung aller eingegangenen Meldungen. Dabei müssen sämtliche Aktivitäten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht sowie objektiv und unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips durchgeführt werden. Es gelten hierbei insbesondere die folgenden Grundsätze:
Die Identität der hinweisgebenden Person wird strikt vertraulich behandelt und ausschließlich gegenüber denjenigen Personen offengelegt, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen sowie für das Ergreifen von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind. Die vertrauliche Behandlung der Identität erstreckt sich auch auf diejenigen Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonstige in der Meldung genannte Personen (betroffene Personen).
Nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Vorschrift ist eine Ausnahme vom Grundsatz der Vertraulichkeit zulässig. Dies gilt z. B. bei einer Einwilligung der hinweisgebenden Person, sofern die Weitergabe von Informationen über ihre Identität für Folgemaßnahmen erforderlich ist. Des Weiteren dürfen Informationen über die hinweisgebende oder von einer Meldung betroffene Person in den gesetzlich geregelten Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden, so z. B. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer Anordnung in einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren, oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
Darüber hinaus gilt das Vertraulichkeitsgebot nicht bzw. lediglich eingeschränkt für Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über etwaige Verstöße melden.
Jede Benachteiligung einer hinweisgebenden Person, die aufgrund von konkreten Anhaltspunkten nach bestem Wissen einen potenziellen Rechtsverstoß meldet, ist unzulässig und wird nicht geduldet. Daher sollen von der hinweisgebenden Person nur solche Hinweise und Beschwerden gemeldet werden, bei denen sie im guten Glauben ist, dass die mitgeteilten Informationen zutreffend sind.
Für alle Personen, die in einer Meldung benannt werden, gilt so lange die Unschuldsvermutung, bis der Regelverstoß bewiesen ist. Beschuldigte sind fair und respektvoll zu behandeln und ihnen ist das Recht auf Anhörung zu gewähren.
Jede Person, die an der Bearbeitung einer Meldung mitwirkt, muss tatsächliche oder drohende Interessenskonflikte vermeiden bzw. solche unverzüglich anzeigen.
Für die über das Hinweisgebersystem erfolgten Meldungen und deren Bearbeitung ist der Compliance-Beauftragte und/oder sein Vertreter zuständig.
Meldungen bzw. Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße können per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse abgegeben werden:
compliance-lieferkette-LkSG@dls-gmbh.biz
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang ihrer Meldung. Alle eingehenden Meldungen bzw. Hinweise werden dokumentiert.
Bei jeder eingegangenen Meldung wird zunächst geprüft, ob der Hinweis bzw. die Beschwerde in den Anwendungsbereich des hier beschriebenen Verfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fällt. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende interne Dokumentation und es wird die hinweisgebende Person unter Darlegung der Gründe hierüber informiert, was gleichzeitig die Verfahrensbeendigung darstellt.
Wenn der Hinweis bzw. die Beschwerde dem Anwendungsbereich des hier beschriebenen Verfahrens unterfällt, wird zunächst deren Stichhaltigkeit anhand einer risikobasierten Erstprüfung untersucht. Ist das Ergebnis dieser Prüfung positiv, wird des Weiteren darüber entschieden, ob insbesondere für die Durchführung von Folgemaßnahmen weitere Informationen von der hinweisgebenden Person erfragt werden sollen. In diesem Fall wird hiernach eine Kommunikation mit der hinweisgebenden Person per E-Mail oder über einen gegebenenfalls gesondert vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen.
Im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung kann es zudem notwendig sein, zuständige Fachbereiche/Abteilungen, wie z. B. die Personalabteilung, den Datenschutzbeauftragten oder den Einkauf sowie externe Dienstleister, wie z. B. Rechtsanwälte, einzubeziehen. Nur wenn es zur Aufklärung des Sachverhaltes zwingend erforderlich ist, wird die Identität der hinweisgebenden Person dem jeweiligen Fachbereich bzw. dem Dienstleister offengelegt.
Der Compliance-Beauftragte wählt gegebenenfalls in Abstimmung mit den eingebundenen Fachbereichen oder externen Dienstleistern die erforderlichen weiteren Untersuchungshandlungen nach eigenem Ermessen aus. Sofern dadurch die internen Ermittlungen nicht gefährdet sind, wird auch die von der Meldung potenziell betroffene Person über die entsprechenden Vorwürfe informiert und ihr die Gelegenheit gegeben, sich zu den Vorwürfen zu äußern.
Bei Bedarf prüft der Compliance-Beauftragte auch die Einschaltung der Strafverfolgungsbehörden. Dies kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine weitere Aufklärung des Sachverhaltes durch interne Maßnahmen nicht mehr möglich, darüber hinaus aber geboten ist.
Nach Abschluss der Untersuchung werden die Untersuchungsergebnisse bewertet sowie die Erforderlichkeit von Maßnahmen geprüft und bei Bedarf umgesetzt und nachverfolgt. In Betracht kommen insbesondere die folgenden Maßnahmen:
Rechtsverstöße durch Beschäftigte werden nicht toleriert und entsprechend ihrer Art und Schwere angemessen sanktioniert. Mögliche arbeitsrechtliche Sanktionen sind insbesondere eine Ermahnung, Abmahnung oder Kündigung.
Bei Rechtsverstößen durch Geschäftspartner richten sich die in Betracht kommenden Maßnahmen grundsätzlich nach den getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Sofern der Geschäftspartner erforderliche Abhilfemaßnahmen nicht umsetzt, kommt als letztes Mittel die Kündigung der Geschäftsbeziehung in Betracht.
Bei Bedarf wird die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen und/oder die Erstattung einer Strafanzeige veranlasst.
Des Weiteren können angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen werden, um den Rechtsverstoß bzw. die Verletzung zu verhindern bzw. zu beenden. Sofern dies nicht möglich ist, soll das Ausmaß weitestgehend minimiert werden. Zu den möglichen Abhilfemaßnahmen zählen beispielsweise die Erstellung und Umsetzung eines terminierten Konzepts zur Lösung der Missstände oder die Anwendung von Brancheninitiativen und -standards.
Auf der Grundlage der Ergebnisse der Bearbeitung der Hinweise und Beschwerden wird schließlich geprüft, ob eine Anpassung bzw. Erweiterung der präventiven Maßnahmen des Compliance Management Systems erforderlich ist. Bei Bedarf werden diese Änderungen vorgenommen.
Sofern sich ein gemeldeter Rechtsverstoß mangels ausreichender Beweise oder aus anderen Gründen nicht belegen lässt, wird das Verfahren eingestellt.
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs ihrer Meldung eine Information über den Abschluss des Verfahrens in Textform. Welche konkreten Angaben hierbei gegenüber der hinweisgebenden Person insbesondere hinsichtlich der getroffenen Maßnahmen erfolgen, bedarf einer Bewertung und Entscheidung im Einzelfall, bei der die Rechte der betroffenen Personen Berücksichtigung finden. Die betroffenen Personen selbst, d. h. der Personen, die Gegenstand der Meldung waren oder die in der Meldung genannt wurden, werden über das Untersuchungsergebnis und den Abschluss des Verfahrens in Textform informiert.
Die Bearbeitung der Meldungen wird unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen zugriffsgeschützt dokumentiert.
Ansprechpartner für Fragen zu dieser Verfahrensordnung ist der Compliance-Beauftragte, den Sie unter oben genannter E-Mail-Adresse erreichen.